Без сомнения, одним из самых важных активов компании являются данные. Хорошо организованное хранилище данных позволяет не только быстрее принимать бизнес- решения, но и кардинально улучшать бизнес-процессы в целом, делая операции более эффективными, чем когда-либо. Для этого и создана программа электронного архива. С ее помощью любой документ находится в пределах нескольких щелчков мыши.
В чем именно заключаются преимущества системы электронного документооборота? Система организует данные с помощью тегов и ключевых слов, обеспечивает их безопасность, что делает ее идеальным инструментом для предприятий любого размера в любой отрасли.
Основные достоинства
К ним относятся:
1. Улучшенное хранилище данных. Это преимущество не составляет труда для тех, кто немного разбирается в системах управления документами, поскольку они действительно оптимизируют способ хранения данных в компании. Превращение офиса в хранилище — это ловушка, в которую попали многие компании, сопротивляющиеся цифровизации. Хранение документов на самом деле может стоить больших денег! Подумайте об покупке шкафов для хранения документов, их обслуживании – вот расходы, которых легко можно избежать.
2. Повышенная производительность. Сотрудники тратят 50% своего времени на создание документов и управления ими. Учитывая, что многие из них имеют дело с бумажными документами или общаются по электронной почте, поддержание продуктивного рабочего потока может быть проблемой. 82% работников признали, что наличие автоматического инструмента для управления данными улучшит их общую офисную среду и повысит производительность. Время, которое вы сэкономили для своих сотрудников, это время, которое они могут потратить на улучшение вашего бизнеса, и хотя внедрение электронной системы управления требует времени и денег, в долгосрочной перспективе вы, безусловно, почувствуете преимущества.
3. Лучшее управление временем. Одним из преимуществ использования системы электронного документооборота является экономичность во времени. Когда дело доходит до поиска и отслеживания всех данных в компании, нет лучшего решения, электронные программы хранения данных. В среднем работники тратят 18 минут на поиск бумажного документа и 2 минуты при использовании цифрового. Это почти десятикратная разница! Шаблоны, функция перетаскивания, метаданные и оптическое распознавание символов позволяют сотрудникам экономить массу времени на рутинных задачах, которые им обычно приходится выполнять вручную.
